Huishoudelijk Reglement


    Het bestuur

    Bestuursleden zijn minimaal 18 jaar oud, woonachtig in de wijk noord-west en onderschrijven de doelstelling van de stichting. Het bestuur ontwikkelt nieuwe initiatieven en beleid en voert de genomen besluiten uit. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Bestuursleden kunnen belast zijn met bepaalde taken bv. Wijkkrant, Logistiek, Activiteiten algemeen en Jeugdactiviteiten. Zij dragen zorg voor een goede werking van het toebedeelde onderdeel en een regelmatige verslaglegging voor de bestuursvergaderingen.

    Het dagelijks bestuur

    Het dagelijks bestuur stelt tenminste 7 dagen voor de bestuursvergaderingen de agenda op en stuurt die naar de leden. Het dagelijks bestuur stelt binnen 6 maanden na
    afloop van het boekjaar het jaarverslag op. Het dagelijks bestuur stelt in oktober het jaarplan voor het volgend jaar op. De voorzitter verzorgt de externe contacten en zit de vergaderingen voor. De secretaris verzorgt de ingekomen en uitgaande post, notuleert de vergaderingen en verspreidt de notulen maximaal 10 dagen na de laatste vergadering. De notulist(e) zal zorgdragen voor een tijdige uitwerking voor de secretaris. De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële zaken en subsidieaanvragen.

    Rooster van aftreden van het bestuur

    De secretaris stelt in januari, van ieder jaar, een nieuw rooster van aftreden op. Na aftreden kunnen bestuursleden zich herkiesbaar stellen. Hieraan is geen maximum aantal keren verbonden. Bestuursleden treden in principe aan voor de termijn van 3 jaar.

    Vacatures bestuur

    Vacatures worden gemeld in de wijkkrant. Kandidaten kunnen hierop reageren maar ook een open sollicitatie is mogelijk. Hiernaast kunnen kandidaten persoonlijk benaderd worden door het bestuur. In het geval van een even aantal bestuursleden, bijvoorbeeld door openstaande vacatures, zal de notulist(e) ook een stem hebben in bestuurlijke beslissingen ed. Hierdoor voorkomen we een impasse.

    Vergaderingen

    Het bestuur vergadert tenminste acht maal per jaar. Tegen in vergaderingen genomen besluiten mag door afwezige bestuursleden bezwaar aangetekend worden, binnen 8 dagen, na de verspreiding van de notulen.

    Normen en waarden

    Alle bestuursleden worden geacht zich ten alle tijden te kunnen gedragen volgens de normale fatsoensnormen. Zij zijn het gezicht van de wijkstichting en dus vaker in het zicht van de bewoners, maar ook van andere stichtingen/groepen/verenigingen enz. Een en ander zal altijd ter beoordeling van het overige bestuur zijn.
    Geen discussies in openbare ruimtes, fatsoenlijk taalgebruik en geen misbruik van privacygevoelige informatie zijn daar enkele voorbeelden van.

    Activiteitengroepen

    De wijkstichting kent de volgende groepen: jeugdactiviteiten, activiteiten algemeen, logistiek/verhuur, algemene zaken, wijkkrant/website/FB/Twitter. Leden van deze groepen zijn vrijwilligers van de wijkstichting. Zij kunnen aanspraak maken op alle hulp, faciliteiten en onkostenvergoedingen die de wijkstichting te bieden heeft.

    Consumpties

    Tot maximaal één uur na afloop van activiteiten/werkzaamheden, voor aanvang/tijdens opbouwen of vergaderingen mogen er in redelijke mate consumpties worden genuttigd op kosten van de wijkstichting. De dagstaat wordt afgetekend door de coördinator van de activiteit. Tijdens besprekingen met derden, in het belang van de wijkstichting, zijn de daarbij gebruikte consumpties voor rekening van de wijkstichting. Tijdens activiteiten kan de coördinator aan iedere vrijwilliger, die actief participeert, maximaal 4 consumptiebonnen per dagdeel ter beschikking stellen.

    Declaraties

    Artikelen die aangeschaft worden ten behoeve van de wijkstichting kunnen onder overlegging van bewijsstukken gedeclareerd worden mits vooraf goedgekeurd door het bestuur. Bij kleinere uitgaven is het ook mogelijk om het dagelijks bestuur te benaderen. In dit geval kan ook een voorschot verstrekt worden. In principe worden geen telefoonkosten vergoed tenzij het bestuur in bijzondere situaties anders besluit. Kopiëren(zwart/wit) ten behoeve van activiteiten van de wijkstichting is kosteloos mogelijk in
    De Hille. Kopieren in kleur kan in samenspraak met het dagelijks bestuur uitgevoerd worden.

    Verzekering

    Alle bestuursleden en vrijwilligers van de wijkstichting zijn verzekerd middels de vrijwilligersverzekering van de gemeente Oss. Hiervoor dienen wel alle gegevens bekend te zijn bij het dagelijks bestuur.

    Kascontrole

    Het bestuur benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie. Deze commissie bestaat uit twee bestuursleden/vrijwilligers van de stichting. Ieder jaar wordt een lid vervangen.
    De commissie controleert binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de bescheiden van de penningmeester over het afgelopen jaar en brengt verslag uit aan het hele bestuur.

    Subsidieverstrekking

    Buurtverenigingen komen in aanmerking voor een subsidie (gedeelte volgens convenant met de wijkraad 50/50) van maximaal drie activiteiten per jaar voor respectievelijk maximaal € 75 (1e), € 100 (2e) en € 125 (3e).
    Voorwaarden:
    Er dient vooraf een programma te worden overlegd alsmede een verslag en financiële verantwoording achteraf. Het bestuur van de wijkstichting en de wijkraad ontvangen een uitnodiging voor de activiteit, die niet alleen een consumptief karakter mag hebben. Voor de oprichting van een buurtvereniging kan tot maximaal € 150 subsidie verleend worden voor gemaakte kosten. Vergaderruimte wordt, 1x per jaar in overleg, voor rekening van de wijkstichting beschikbaar gesteld voor vergaderingen van buurtverenigingen. Voor bijzondere activiteiten geldt een maximale subsidie van € 600 per jaar afhankelijk van het karakter van de activiteit. Alles is afzonderlijk ter beoordeling van de wijkstichting.